1. Hoe stel je een goed basisdocument op voor een begroting (project-/jaar-/meerjarenbegroting)? Hoe monitor je deze en hoe ga je om met onzekerheid van inkomsten?
2. Hoe verhouden project- en jaarbegroting tot elkaar? Wat zijn je kansen en waar zit je marge?
3. Hoe lees je een jaarrekening? En wat zijn de belangrijkste onderdelen?
Wie waren de gasten/trainers ?
Rick Mouwen (zakelijk leider Club Gewalt) Arjen Pais (financieel specialist OZCAR)
Wat hebben jullie gedaan?
We hebben de leervragen behandeld aan de hand van twee workshops van Rick en Arjen. Rick behandelde de eerste twee vragen. Dat deed hij door zijn jaarbegroting van Club Gewalt met ons te delen en aan de hand daarvan uit te leggen hoe hij te werk gaat, waar hij tegenaan loopt en hoe hij risico’s begroot. Daarnaast gaf hij ons de opdracht om in groepjes de volgende vragen te beantwoorden: 1. Wat doe je als je opeens meer geld hebt dan je hebt begroot? 2. Wat doe je als je opeens minder geld hebt dan je hebt begroot? De derde vraag werd in het tweede deel van de workshop behandeld door Arjen. Voorafgaand aan de bijeenkomst kregen we een jaarrekening toegestuurd. Hij heeft ons door de jaarrekening heengeleid; globaal, uit welke onderdelen deze bestaat en met specifieke focus op de balans. Er was ruimte voor zowel vragen over de voorbeeldjaarrekening als voor vragen/voorbeelden uit onze praktijk.
Wat is blijven hangen?Â
Wat bleef hangen na deel 1 (Rick): het viel op hoe hij zijn structurele subsidies verdeeld en hoe hij dan bijhoudt hoe hij op elk project die subsidie kan toepassen. Bovendien viel op hoe hij zijn korte lijntje met zijn boekhouder inzet om continu een goed beeld van de bijgewerkte begroting te hebben. Dit leek heel overzichtelijk en leerzaam. Daarnaast is het ook fijn om te merken dat – ook al ga je nog zo secuur te werk – het soms ook uit de hand kan lopen met je begroting. Bij (te verwachtte) verschillen in de afrekening (zowel mee- als tegenvallers), is de tussentijdse communicatie met je fondsen cruciaal.
Wat bleef hangen na deel 2 (Arjen): hij gaf vooral het advies om niet alleen met je begroting bezig te zijn gedurende een jaar, maar ook goed je balans te monitoren. Dat is iets dat mensen vaak achterwege laten en pas doen op het moment dat ze de jaarrekening maken, waardoor je eventuele tegenvallende uitkomst niet meer kunt bijsturen/ondervangen. Het checken van je ratio’s is hierbij een goede manier om te kijken hoe ‘financieel gezond’ je organisatie is en waar je het meeste risico loopt. En ook je eigen vermogen is hierbij van belang; wat is je organisatie waard? Tot slot gaf hij ons goede tips over hoe je met je reserves om kan gaan en hoe je die het beste kunt wegboeken.
Welk advies geef je aan anderen na deze bijeenkomst?
Stel vragen (goede communicatie):
– Aan je (artistiek) team en je kunstenaars, wanneer je start met begroten, maar ook tussentijds. Zo maak je anderen deelgenoot van de opbouw van een budget, vergroot je het bewustzijn en verantwoordelijkheid voor de financiële consequenties van bepaalde artistieke keuzes en voorkom je (hopelijk) een onrealistische begroting.
– Aan je fondsen. Deze zijn vaak bereid om met je mee te denken op het moment dat de kosten anders uitpakken dan vooraf aangegeven.
– Aan je boekhouder. Als je iets niet snapt, als je het ergens niet mee eens bent, als je graag iets op een bepaalde manier terug wilt zien op je jaarrekening. Goede communicatie met je boekhouder geeft je meer inzicht, regie en daardoor rust.
